中國通信服務（中通服）上海郵電設計院有限公司是中國通信服務股份有限公司（國內(nèi)通信行業(yè)第一家在香港上市的生產(chǎn)性服務類企業(yè)，證券代碼0552）的下屬專業(yè)公司，2007年底榮登中國工程設計企業(yè)60強之列。專業(yè)從事信息技術應用的中大型甲級勘察設計院，主要承擔各種規(guī)模通信工程設計任務和通信房屋建筑工程設計任務。
多年以來，公司為客戶提供了大量優(yōu)質(zhì)的勘察、設計、咨詢及工程管理服務，為上海乃至全國的通信網(wǎng)絡建設作出了卓越的貢獻。其中，榮獲國家優(yōu)秀工程設計獎4項，國家優(yōu)秀咨詢成果獎2項，33項部優(yōu)秀設計獎，3項市優(yōu)秀設計獎，107項局優(yōu)秀設計獎，8項部、局級科技進步獎，3項市優(yōu)秀建設工程標準設計獎，1項上海優(yōu)秀咨詢成果一等獎。
1. 信息化建設歷程
上海郵電院信息系統(tǒng)的建設從2005年底起，選擇與金慧公司為合作伙伴至今已經(jīng)近10年時間了。
雙方合作期間，主要采用了重點解決核心業(yè)務管理的實施策略系統(tǒng)，分批次、分階段進行建設。首先快速實施了市場經(jīng)營管理模塊，隨后就重點投入核心的設計項目管理子系統(tǒng)的建設，隨后又展開了項目核算方面等子系統(tǒng)的建設。建成后各模塊均全部投入正式使用，真真實實做到了生產(chǎn)和信息系統(tǒng)的高度融合：
? 項目一期：實施了企業(yè)應用門戶、市場經(jīng)營管理、設計項目管理、圖文檔管理及領導查詢模塊，其中最核心的設計項目管理系統(tǒng)于2006年年底全院正式上線運行；2007年2月，應郵電院業(yè)主要求，又委托金慧公司實施了與上海電信公司外部協(xié)作管理信息系統(tǒng)的集成系統(tǒng)（是電信行業(yè)內(nèi)唯一的與業(yè)主應用系統(tǒng)實現(xiàn)了高度自動化緊密集成的系統(tǒng)）。
? 項目二期：2007年9月啟動實施項目管理信息系統(tǒng)二期工程，于12月又補充實施了上海郵電科研項目管理系統(tǒng)。
? 項目三期：于2008年11月正式啟動，主要實施了軟件項目管理、項目管理功能擴充及調(diào)整、TL9000管理新增內(nèi)容、市場經(jīng)營調(diào)整內(nèi)容、系統(tǒng)管理調(diào)整內(nèi)容、科研項目管理調(diào)整內(nèi)容、圖檔管理調(diào)整內(nèi)容模塊。
? 項目四期（可研模塊接口系統(tǒng)）：于2010年1月正式啟動，主要實施了項目立項管理、項目部門分解、可研責任人管理、意見征求稿管理、待評審稿管理、評審后修改稿管理模塊。
? 項目五期（設計項目核算管理系統(tǒng)）：于2010年5月正式啟動，主要實施了客戶管理、經(jīng)營合同管理、委設合同管理、發(fā)票管理、收款管理、收入確認管理、應收賬款管理、應付賬款管理、T+1信息管理、供方信息管理、成本預付管理、費用支付管理、憑證信息管理、部門委設額度管理、設計批復管理、項目替換管理、項目核算統(tǒng)計報表模塊。
? 項目六期（工程項目核算管理系統(tǒng)）：與2010年6月正式啟動，主要實施了工程項目信息管理、收款管理、收入管理、付款管理、應收款管理、應付款管理、預收款管理、預付款管理、憑證管理、項目核算統(tǒng)計報表模塊。
雙方于2013年開始著手對于現(xiàn)有系統(tǒng)進行全面升級，并在項目管理和項目核算方面做了重新梳理。新版本的系統(tǒng)采用的是金慧全新的第五代產(chǎn)品，新版系統(tǒng)大大改進了以前版本的不足，在穩(wěn)定性、易用性、友好性、業(yè)務完整性方面得到了很大的提高，系統(tǒng)功能強大，同時操作簡單、靈活。
2. 系統(tǒng)概況
在各類項目管理生命周期中，加大對項目核算方面的系統(tǒng)建設，建立完善項目核算的原始記錄，輔助提高各項目核算的質(zhì)量：
對于上海郵電院的設計項目，系統(tǒng)將各項目的各類費用信息進行明細的管理，建立項目核算的原始記錄，保證項目核算的準確性，其中包括各項目的開票信息、退票信息、收款信息、各項目參與人員的借款信息、還款信息、報銷信息等；同時，系統(tǒng)也提供了對各種原始數(shù)據(jù)的分析，輸出管理人員關心的相關費用信息的功能，比如各項目的應收賬款、應付賬款、預收賬款、預付賬款以及預算執(zhí)行差異分析等，為項目相關管理人員提供項目各類費用參考依據(jù)。
對于上海郵電院的科研項目，系統(tǒng)也在項目經(jīng)費使用申請、借款、報銷、收入、成本分攤等方面提供了有效的管理方式。
上海郵電院項目核算管理將項目費用預估、項目成本歸集、項目費用的分析形成閉環(huán)，同時建立項目的各類費用與財務系統(tǒng)數(shù)據(jù)的往來關系，真真切切的將項目核算管理了起來，輔助提高了上海郵電院各項目核算的效率和質(zhì)量。
系統(tǒng)采用了多種設計管理流程模式，既滿足了管理規(guī)范性的要求，同時也使系統(tǒng)的應用具備了相當?shù)撵`活性與變通性：
上海郵電院項目的特點是項目數(shù)量很多、項目規(guī)模相對較小、設計周期較短、項目管理的變數(shù)較大，如果所有的項目均完全采用嚴格的流程控制，其實用性會比較弱，但是如果均采用簡化的流程或只對項目結果進行管理，也不能達到提高管理水平的作用。
針對以上特點和管理要求，本系統(tǒng)采用了多種設計管理流程模式來解決這一問題。具體體現(xiàn)在：我們對企業(yè)的院管項目及部管項目定義了不同的管理流程，同時依據(jù)各種項目不同的重要程度及緊急程度定義了強控管理、弱控管理、應急項目管理等不同的管理流程及管理模式，系統(tǒng)同時實現(xiàn)了強大的變更管理功能。這種多種的設計管理路程模式既解決了重要項目規(guī)范化管理的要求，提升了管理水平，同時也適應了許多小型項目、項目變化情況頻繁的項目、以及需要進行緊急處理項目的管理需要，以適應快速變化的客戶需要。
實現(xiàn)了郵電院與業(yè)主高度實時的資料交互和信息傳遞，其服務響應速度是傳統(tǒng)方式所無法比擬的：
在實施了和上海電信外協(xié)系統(tǒng)的對接系統(tǒng)后，上海郵電的業(yè)主上海電信可以高度實時地掌握項目的人力資源配備情況，項目的計劃情況，各類設計成果（設計說明、圖紙、概預算表、勘測記錄等）通過系統(tǒng)可以自動發(fā)送至上海電信的外協(xié)系統(tǒng)中，使業(yè)主以最快的速度獲得設計成品，極大地避免了以前因為變更所發(fā)生的各種人為差錯，提高了和業(yè)主的溝通效率。同時再次也證明了金慧公司系統(tǒng)的開放性，以及金慧公司與其它系統(tǒng)集成的技術能力。
通過生產(chǎn)流程管理和質(zhì)量貫標過程的融合, 真正地把ISO過程融入到了系統(tǒng)中。系統(tǒng)能夠自動生成過程表單,減輕手工作量：
針對上海郵電院ISO質(zhì)量管理過程中質(zhì)量表單手工填寫工作量大，流轉效率低，補填現(xiàn)象嚴重等問題，系統(tǒng)提供了ISO質(zhì)量表單電子化填寫、審批流轉、版本管理、查詢監(jiān)控、歸檔一體化解決方案。
按照上海郵電院生成作業(yè)流程系統(tǒng)，系統(tǒng)在后臺自動生成每個項目設計過程中參與系統(tǒng)流程的所有ISO表單，質(zhì)量表單中的許多內(nèi)容可從系統(tǒng)中自動提取，減輕手工編制時的大量重復填寫工作量。每個ISO表單提供過程版本功能，即變更后系統(tǒng)自動升版ISO表單。同時系統(tǒng)提供了ISO表單的查詢功能，用戶可以根據(jù)項目相關信息查詢ISO表單。對在系統(tǒng)中不存在的信息，系統(tǒng)可以預留補填的功能。
3. 應用情況
目前系統(tǒng)運行情況十分順暢，各部門對該系統(tǒng)的運行都很配合（統(tǒng)計數(shù)據(jù)截止至2015年中旬）。
目前累計已有14694項目、29566個合同、202073個卷冊在系統(tǒng)中進行管理，使用系統(tǒng)的人員大概有1263人。
核算模塊中，發(fā)票數(shù)量24709項（其中新錄入5074個），進度收入72876項（其中新錄入18867個），結算收入122497項（其中新錄入37238個），收款163624項（其中新錄入29595個），付款38098項（其中新錄入13060個）。
系統(tǒng)運行期間，多次組織各部門使用人員進行座談，討論運行系統(tǒng)后給公司帶來的效益，和哪些可以再優(yōu)化的地方。使用過程中各部門提出了許多寶貴的意見，同時也對我們系統(tǒng)做出了高度的評價。具體表現(xiàn)以下幾個方面：
1) 加強了管理，減少了差錯：
由于郵電行業(yè)每年所立項目非常多，在以前項目管理人員不知道哪些項目目前在哪個階段了？是否延期？立項時的設計編號承接部門是否分錯？這些問題在沒上系統(tǒng)時，都是很難解決的?，F(xiàn)在上系統(tǒng)后，項目管理人員通過系統(tǒng)，可以對每個項目進行監(jiān)控，實時地了解項目運行進度，及時調(diào)整。立項時出錯情況也會很少，以前可能一直要到出圖、出版時才知道項目設計編號分錯，現(xiàn)在一旦立項，各評審人員及承接部門都會看到，如果有錯可以馬上收回重發(fā)。
2) 加強信息分析，為公司領導提供決策依據(jù)：
在我們系統(tǒng)中，我們可以統(tǒng)計年、月、周、天的全院及各部門承接項目的情況與進度，并可按項目類型及供應商等進行分類統(tǒng)計，為領導對后面一段時間工作的安排，以及公司今后的發(fā)展方向提供一份數(shù)據(jù)依據(jù)。沒上系統(tǒng)前，要得到這些數(shù)據(jù)，可能需要一周，甚至半個月才能統(tǒng)計到，并且準確性還不能保證。上我們系統(tǒng)后，我們可以為公司領導實時的提供這些報表，領導只需按自己需求輸入查詢條件就可以了。
3) 加強了院部生產(chǎn)管理的控制權，加強項目執(zhí)行力度，增加信息透明度：
沒上系統(tǒng)前，項目分發(fā)到各部門過程中，對于不同類型、大小、產(chǎn)值的項目，各部門承接的態(tài)度與執(zhí)行的力度都會有很大的反差。上系統(tǒng)后，項目的立項、分發(fā)都由生產(chǎn)管理部統(tǒng)一分配管理。這樣，增強了項目執(zhí)行的力度，也對各部門的工作實現(xiàn)了統(tǒng)一的管理。有權限的人員可以查看其它部門承接了哪些項目，增加了信息的透明度，減少了各部門間的矛盾。
4) 實現(xiàn)了郵電院與業(yè)主高度實時的資料交互和信息傳遞，其服務響應速度是傳統(tǒng)方式所無法比擬的。
在實施了和上海電信外協(xié)系統(tǒng)的對接系統(tǒng)后，上海郵電的業(yè)主上海電信可以高度實時地掌握項目的人力資源配備情況，項目的計劃情況，各類設計成果（設計說明、圖紙、概預算表、勘測記錄等）通過系統(tǒng)可以自動發(fā)送至上海電信的外協(xié)系統(tǒng)中，使業(yè)主以最快的速度獲得設計成品，極大地避免了以前因為變更所發(fā)生的各種人為差錯，提高了和業(yè)主的溝通效率。同時再次也證明了金慧公司系統(tǒng)的開放性，以及金慧公司與其它系統(tǒng)集成的技術能力。
5) 通過生產(chǎn)流程管理和質(zhì)量貫標過程的融合, 真正地把ISO過程融入到了系統(tǒng)中。系統(tǒng)自動生成過程表單，解放了生產(chǎn)人員大量填寫表單的工作。
6) 通過建立企業(yè)級項目管理體系，實現(xiàn)了人員資源的負荷管理。
7) 通過建立項目文檔管理，解決了設計過程中大量過程文檔、資料的動態(tài)管理,實現(xiàn)了資源的共享。
以上就是目前所體現(xiàn)出的一些好處，隨著系統(tǒng)的不斷運行，不斷優(yōu)化，管理信息系統(tǒng)的價值還會得到更深入的體現(xiàn)。
