在企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理工作中時(shí)常會出現(xiàn)這樣一種情況：一個(gè)企業(yè) 在技術(shù)或管理工作上經(jīng)常是依賴于少數(shù)幾個(gè)骨干力量，一旦出現(xiàn)突發(fā)事件或 技術(shù)問題而骨干人員又不在場，那么整個(gè)企業(yè)恢復(fù)正常所需時(shí)間就會大大延 長，或者某些骨干因各種原因離開這個(gè)崗位，則該企業(yè)的技術(shù)力量就會在隨 后的一段時(shí)間里一定程度地被削弱。
由于歷史原因及行業(yè)特點(diǎn), 國內(nèi)的設(shè)計(jì)行業(yè)大多存在人員結(jié)構(gòu)不合理、人員素質(zhì)摻差不齊、標(biāo)準(zhǔn)化低、 科技成果推廣慢的問題, 因而上面提到的現(xiàn)象在勘測設(shè)計(jì)行業(yè)的各設(shè)計(jì)院也很突出, 經(jīng)常是某些項(xiàng)目的某些問題非要特定的某個(gè)人才能解決，而如果此人因故不能及時(shí)到場，問題就不能得到及時(shí)的解決，直接的后果是影響工程進(jìn)度，更嚴(yán)重的是使客戶滿意度下降，影響企業(yè)形象和信譽(yù)，為今后與該客戶的進(jìn)一步合作及爭取新客戶的工作造成非常不利的影響。同時(shí)，由于什么事都要由幾個(gè)特定的骨干去做，其它人幫不上忙，造成企業(yè) 內(nèi)人員忙閑不均，忙的人越來越忙， 閑的人卻越來越閑，時(shí)間一長，形成惡性循環(huán)。對一個(gè)企業(yè)來說，這種現(xiàn)象在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)競爭如此激烈的環(huán)境下風(fēng)險(xiǎn)很大，一旦人被挖走，后果將十分嚴(yán)重。
如何緩解企業(yè)的這個(gè)矛盾，解決這個(gè)困難呢？首先，在行政上，當(dāng)然主要靠企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)從未來發(fā)展戰(zhàn)略的高度建立企業(yè)文化，提倡企業(yè)精神，制定出一套與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相一致的行之有效的人 才規(guī)劃和配套的管理措施，包括人才的引進(jìn)、發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)、使用，在企業(yè)內(nèi)形成一人多崗、 一崗多人的用人體制；另一方面，在技術(shù)上，利用信息技術(shù)構(gòu)建信息平臺,將知識管理的理念運(yùn)用到企業(yè)。
事實(shí)上，人員技術(shù)水平的發(fā)展的不平衡是絕對的，但是如何能將這些骨干的個(gè)人知識完整轉(zhuǎn)化為企業(yè)或者部門的知識，實(shí)現(xiàn)知識的共享和再利用，從而減少企業(yè)或者部門的命運(yùn) 掌握在少數(shù)幾個(gè)關(guān)鍵知識所有者手里的風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)或者部門的應(yīng)變能力和反應(yīng)速度，提高生產(chǎn)效率、保障企業(yè)的正常運(yùn)行呢？采用信息化的手段，將“知識管理”融入企業(yè)日常管理可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。
一、知識管理與信息化的關(guān)系
企業(yè)對信息化系統(tǒng)的要求已不再是簡單的文件處理，也不再是單純的行政事務(wù)了，其任務(wù)是要提高整個(gè)企業(yè)的運(yùn)作效率，進(jìn)而提高企業(yè)的核心競爭力。知識管理可以幫助企業(yè)解決知識共享和再利用的問題。知識管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，目標(biāo)是幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)潛在知識，定位擁有專門知識的人，從而傳遞知識，有效利用知識。知識管理意味著在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間，將正確的知識傳給正確的人， 使他們采取最合適的行動，避免重復(fù)錯誤和重復(fù)工作。知識管理關(guān)注“如何獲取、組織、利用和傳播散布在企業(yè)信息系統(tǒng)和人們頭腦中的知識”。這就對企業(yè)的信息化系統(tǒng)提出了更高的要求，希望該系統(tǒng)的核心是知識。理想的信息化系統(tǒng)不僅要實(shí)現(xiàn)是文件和數(shù)據(jù)的靜態(tài)管理，模擬和實(shí)現(xiàn)工作流的自動化，更重要的是要模擬和實(shí)現(xiàn)工作流中每一個(gè)單元和每一個(gè)工作人員運(yùn)用知識的過程。旨在幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)動態(tài)的內(nèi)容和知識管理，使企業(yè)每一位員工能夠在協(xié)作中不斷獲得學(xué)習(xí)的機(jī)會。
系統(tǒng)應(yīng)具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：
* 廣泛信息的集成；基本包含該企業(yè)運(yùn)行所需的全部信息資源。員工可以通過系統(tǒng)方便地了解企業(yè)當(dāng)日的最新消息、工作內(nèi)容、完成這些工作所需要的知識和資源等。
* 知識門戶的構(gòu)造；通過這一門戶，任何員工都能實(shí)時(shí)地與工作團(tuán)隊(duì)中的其他成員取得聯(lián)系、尋找到能夠提供幫助的專家或者快速連接到相關(guān)的門戶，也就是說，企業(yè)知識門戶為企業(yè)員工提供了一個(gè)單一的入口。實(shí)際上，信息集成還是知識門戶建設(shè)都是知識管理的要素。因此，理想的信息化系統(tǒng)的核心是知識，實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)是知識管理技術(shù)。一旦這樣的一個(gè)系統(tǒng)建成，將給企業(yè)帶來以下好處：
* 能夠提高企業(yè)和部門的響應(yīng)能力、創(chuàng)新能力、技能素質(zhì)和生產(chǎn)效率；
* 增加企業(yè)和部門的整體知識的存量與價(jià)值；
* 促進(jìn)企業(yè)和部門內(nèi)部的知識流通，提升成員獲取知識的效率；
* 指導(dǎo)企業(yè)和部門知識創(chuàng)新的方向；
* 協(xié)助企業(yè)和部門發(fā)展核心技術(shù)能力；
* 有效發(fā)揮企業(yè)和部門內(nèi)個(gè)體成員的知識能力與開發(fā)潛能；
* 提高企業(yè)的生產(chǎn)和管理效率；
* 極大地提高企業(yè)的生存能力和競爭能力；
二、建設(shè)以知識管理為中心的信息化系統(tǒng)
在知識管理方面，企業(yè)首先從顯性知識的管理入手，可以完成以下幾個(gè)方面的信息共享；工程圖紙、文檔、ISO表單、規(guī)程規(guī)范、信息專題庫、有效軟件、體系文件、法律法規(guī)、自定義標(biāo)準(zhǔn)庫、電子規(guī)范、動態(tài)信息庫等。
這些方面的完成，不但極大地提高了企業(yè)顯性知識的共享水平，使廣大的設(shè)計(jì)和管理人員可以隨時(shí)方便的瀏覽、下載所需要的資料，而且實(shí)現(xiàn)了電子借閱、審批、還可以進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)、查詢，分析，為提高各種知識的利用率和信息部門改進(jìn)知識管理系統(tǒng)的效率打下基礎(chǔ)。
例如：通過知識管理的各種模塊如圖檔管理、規(guī)程規(guī)范、信息專題庫提供的查詢和自動統(tǒng)計(jì)功能，知識管理的具體實(shí)施部門信息中心可以知道某個(gè)階段某類知識的需要和瀏覽人數(shù)，從而了解工程設(shè)計(jì)人員或管理人員在那些時(shí)間對那些知識和信息感興趣，為信息中心進(jìn)一步增加整個(gè)信息系統(tǒng)的知識量和知識面提供指導(dǎo)依據(jù)。同時(shí)，信息中心可以根據(jù)這些查詢和統(tǒng)計(jì)的結(jié)果有針對性地向相關(guān)的生產(chǎn)和管理人員提供他們在某個(gè)時(shí)間段內(nèi)所急需的知識，把被動地等待變成主動地提供，大大減少生產(chǎn)人員用于搜尋和獲取知識所需的時(shí)間。
在隱性知識方面，通過提供實(shí)時(shí)溝通工具如：專業(yè)論壇、討論室、視頻會議、資料互提、項(xiàng)目主頁、專業(yè)室主頁、協(xié)同設(shè)計(jì)環(huán)境等，使企業(yè)的生產(chǎn)和管理人員能在生產(chǎn)和工作的 各個(gè)環(huán)節(jié)隨時(shí)得到幫助，最大限度地提高生產(chǎn)率和產(chǎn)品質(zhì)量。
例如：某專業(yè)人員在應(yīng)用某有效軟件進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，若對該軟件的性能、使用方法、技巧等有問題，便可以通過一個(gè)鏈接直接進(jìn)入相關(guān)的專業(yè)網(wǎng)站或?qū)I(yè)論壇，這里有可搜集到的 與該軟件有關(guān)的所有知識，包括使用說明、使用實(shí)例、使用經(jīng)驗(yàn)、使用技巧、問題討論、問題求助、專家解答等。有了這樣一個(gè)知識管理的環(huán)境， 有經(jīng)驗(yàn)的人可以隨時(shí)把自己的知識、 經(jīng)驗(yàn)、心得、體會等往該系統(tǒng)環(huán)境里放，需要的人則可以隨時(shí)到該環(huán)境里取或進(jìn)行求助，久而久之，該知識管理系統(tǒng)的信息量及科技含量就越來越多，價(jià)值就越來越高，交流也就會越 來越廣，實(shí)現(xiàn)了在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間，將正確的知識傳給正確的人，使他們采取最適合的行動，不但可以避免重復(fù)錯誤和重復(fù)工作，提高生產(chǎn)率，最重要的是使個(gè)別專門人才的經(jīng)驗(yàn)、知識及 科技成果為整個(gè)企業(yè)所有人員所用， 因而設(shè)計(jì)出來的產(chǎn)品始終代表企業(yè)的最高水平，而與該產(chǎn)品的設(shè)計(jì)人基本無關(guān)。這就等于企業(yè)無形中增加了許多專門人才，事半功倍，是用其它辦法根本無法實(shí)現(xiàn)的。試想，培養(yǎng)或引進(jìn)一個(gè)專門人才需要多少時(shí)間和金錢，而且即使培養(yǎng)出來或花大代價(jià)引進(jìn)的人才仍然隨時(shí)有流失的可能，而知識管理能以最小的代價(jià)取得最大的 效益，并且由于知識的積累，這種效益會隨著時(shí)間的推移越來越高，這就是知識管理的威力。這樣的一個(gè)過程實(shí)際上就是一個(gè)知識交流、傳遞、再生、發(fā)展的過程, 是運(yùn)用集體的智慧提高企業(yè)的應(yīng)變和創(chuàng)新能力的過程，意味著通過實(shí)現(xiàn)知識的共享，能在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間，將正確的知識傳給正確的人，使他們采取最適合的行動，避免重復(fù)錯誤和重復(fù)工作，使一個(gè)企業(yè)能夠在任何時(shí)間都能利用整個(gè)企業(yè)的知識資源的最大集來獲得真正的競爭優(yōu)勢，而與實(shí)際操作的人員基本無關(guān)。
